home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ezinv15 / easinv.doc < prev    next >
Text File  |  1990-06-22  |  19KB  |  445 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                     EASY INVENTORY
  7.                                      Version  1.5
  8.  
  9.               This business inventory program is for those needing an easy
  10.          to use, stand alone inventory program.  Many businesses should
  11.          find the program to be ideal for their purchases and sales as well.
  12.          Besides various inventory reports, other sales reports should be
  13.          ideal for monitoring cash flow and income from sales as well.  The
  14.          program maintains the cost of sales based on the cost at the time
  15.          of the sale.  It uses auto lookups and scrolling record windows
  16.          for ease of use.
  17.  
  18.               The program provides for inventory by number, locations, and
  19.          by supplier for the reorder report.  It also offers virtually
  20.          unlimited record capacities.  It will even blank your monitor screen
  21.          after 10 minutes of inactivity to protect it from burn in.
  22.  
  23.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  24.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  25.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  26.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  27.          below for further information concerning this file.  If you have
  28.          a color system and the program does not come up in color, try
  29.          entering  MODE CO80  just prior to running it.  This application
  30.          will not run on standard 360k floppies.
  31.  
  32.               Please read the following instructions before using, especially
  33.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  34.          The program contains a good bit of automation for data processing
  35.          and could be confusing otherwise.  You will need to create a separate
  36.          directory and copy the EASINV.EXE file into it.  Program is then
  37.          started by entering  EASINV  at the prompt.  The program will
  38.          generate the necessary data files.
  39.  
  40.               If you like the program, registration is only 35.00.  You will
  41.          then be sent the registered version of the program.  You will be
  42.          able to view reports on screen or send them to an ASCII file; an
  43.          additional summary report will let you monitor cash flow and profits;
  44.          an index file rebuilder and printed instruction manual will also be
  45.          provided.
  46.  
  47.               Your support is appreciated.  Feed back is always welcome.
  48.  
  49.                                     I. J. Smith
  50.                                     9795 Rustling Oaks
  51.                                     Baton Rouge, La. 70818
  52.  
  53.               The program is straight forward with the following steps:
  54.  
  55.               1.  Add Inventory Locations         Main Menu option D
  56.               2.  Add Inventory Suppliers          ''   ''    ''   E
  57.               3.  Add Inventory Items              ''   ''    ''   C
  58.               4.  Enter Purchases and Sales        ''   ''    ''   A & B
  59.               5.  Print reports as needed          ''   ''    ''   F
  60.  
  61.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  62.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  63.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.               Purchases need to be entered and processed before sales to
  72.          properly reflect the cost of sales.  A last unit cost is used as a
  73.          default and will be used if there is no cost at the time of sale.
  74.          This should at least assure a reasonable cost of sale in the various
  75.          sales reports.
  76.  
  77.               When making changes to purchases and sales transactions, the
  78.          description information will not be reflected properly until the
  79.          inventory number has been chosen.  This is normal and you can cancel
  80.          with the ESC key if you wish, previous data will not be lost.
  81.  
  82.  
  83.                                FUNCTION KEY USAGE
  84.  
  85.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  86.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  87.        A description of the action will appear in this window such as
  88.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  89.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  90.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  91.        add records by being situated where you want to add the record...
  92.        thus the use of the INSert key.
  93.  
  94.  
  95.                    KEY       FUNCTION
  96.                  -------     ---------------------------------------------
  97.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  98.                              automatically be inserted in proper position.
  99.  
  100.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  101.  
  102.                  ENTER       Used for changing highlighted record or for
  103.                              selections in prompts.
  104.  
  105.                  ESC         Cancel or exit.
  106.  
  107.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  108.                              one at a time.
  109.  
  110.                  PgUp        Displays previous window of records.
  111.  
  112.                  PgDn        Displays next window of records.
  113.  
  114.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  115.  
  116.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  117.  
  118.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  119.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  120.                              program will highlight the nearest record found.
  121.                              These are located in the upper left corners of
  122.                              the record table windows.  Make sure you try
  123.                              these out as they will make data entry much
  124.                              quicker with large files.
  125.  
  126.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  127.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  128.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  129.        step through the data fields.  If your data is correct, you can also
  130.        press CTRL-ENTER and not have to step through the fields.  This can be
  131.        very useful when simply needing to change data in only one field.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  138.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  139.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  140.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  141.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  142.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  143.        up for your choices.
  144.  
  145.              When choosing file entry options, if there are no records in
  146.        the file a record entry window will automatically appear for your
  147.        entry.  Simply press the INSert key for further additions.
  148.  
  149.  
  150.                                   SCREEN BLANKER
  151.  
  152.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  153.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  154.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  155.         keys to refresh the screen display.
  156.  
  157.  
  158.                              PURCHASES AND SALES ENTRY
  159.  
  160.              The program will allow you to enter the unit cost (or unit price)
  161.         and will extend them for the total amount.  The default unit cost is
  162.         the last cost in the record.  If you prefer to enter total extended
  163.         amounts, you may override the total amount extended and enter your
  164.         total instead.  The total amount is the recorded amount.
  165.  
  166.         Main Menu option A   Purchases
  167.  
  168.              This option will pop up a small menu to enter purchases.  Option
  169.         A will display the data entry table for the purchases.  If none exist
  170.         then the pr